文/Lynn

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我們今天要介紹的是項目章程,這是一個操作很簡單的工具,因為它就是一個需要項目官員去填寫完整的表格。相比其他一些有步驟一二三的工具,大家最需要理解的是項目章程在整個公益項目管理中的意義。

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定義和目的

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項目章程是一份對項目進行高層面的描述和定義,并為其提供授權的文件,在商業領域應用較多。它需要用簡明的格式說明一系列項目官員認為有必要在一個公益項目啟動前先明確拍板的信息,篇幅一般在3-5頁左右。

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某種意義上說,項目章程很接近很多公益機構里已通過項目委員會審定的項目立項書,它有如一個指南針,可以為公益組織和項目官員指明方向。具體必要性體現在以下4個方面:

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  • 正式授權啟動一個項目所需要的資源;
  • 確保關鍵的項目利益相關方及捐贈人(無論是內部的還是外部的)在項目的各個核心要素上都已經達成了共識,以免項目在執行中途出現因各方理解偏差而造成的混亂;
  • 用文件形式記錄對項目目標的共同承諾,以及成功完成項目所必要的資源/活動,方便和一些無意或者有意健忘的人打交道;
  • 通過公開項目章程的方式,公益組織可以和廣大項目受眾進行溝通,促進項目的透明度及公信力。

當然,有的時候出于這樣或者那樣的原因,有些公益項目團隊傾向于不與更大范圍的利益相關方分享項目的全部細節,比如某些信息確實是涉及到組織的敏感信息之類的。這種情況下,項目官員可以另外準備一個更加精簡的項目章程版本,專門用來與公眾分享。但不管怎么樣,在項目正式啟動前,你至少得保證核心利益相關方(或者換句話說,就是能左右項目推進效果的那些人)都了解所有的必要信息。

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反之,如果沒有項目章程文件,項目團隊就可能會面臨以下風險:

  • 項目管理團隊可能會將大量時間、金錢、資源、人力及組織資本耗費在一個缺乏關鍵決策者支持的項目上;
  • 關鍵利益相關方不能就項目達成共識(包括范圍、預算、進度、利益及風險),項目推進的過程中因為誤解而導致合作崩盤;
  • 在項目官員需要獲取資源時,因為“空口無憑”或者某個資源提供者突然不認賬而遭到阻礙。

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包含的內容

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理論上,項目章程是在完成了充分的前期調研,并進入項目組建階段時才能最終定稿的,因為章程里會涉及很多調研后才能得出的結論性內容。不過在實操中,項目官員也可以在調研階段同步進行章程大綱的初步起草,免得到后期手忙腳亂。

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不同項目的章程內容不盡相同,但通常包括以下要點:

  • 項目目的:包括關于項目要解決的需求的陳述。
  • 項目交付成果:陳述項目的范圍,包括項目目標、成果以及主要的產出。
  • 高層面的項目預估:包括項目活動、項目進度、項目預算,以及一份完成項目所必需的角色和技能的初步清單。
  • 項目風險:識別項目可能面臨的潛在問題/風險。
  • 項目容許度:即項目在交付成果、進度、成本及風險方面的可以承受的限度;
  • 項目變更控制:一個針對特殊情況的應對機制,解釋在項目某些方面超出可以承受的范圍時項目官員要如何對項目進行調整。

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這其中,項目變更控制這一項是一定要體現出來的。設立項目章程并不是在簽訂生死契,它是一份“活的文件”,在必要的時候,組織管理層可以批準項目合理的重大變更(范圍、預算、進度或其它),變更后的項目章程需要同步進行更新。

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容許度的部分需要說明項目官員可以在不得到更高級別負責人的批準時做什么,內容具體可以表述為“項目官員對預算有10%范圍內的容許度,對項目進度有5%范圍內的容許度”等,而任何超過這些限定數字的情況就必須要向上進行申請并獲得批復。

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項目章程的最后一部分一般是審批簽字用的,項目官員、項目發起人、秘書長、理事長等所有涉及到要授權的人都應該在章程上簽字并注明批準日期。

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項目章程 vs 項目建議書

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可能有朋友看到這里會覺得項目章程很像是項目建議書。這里需要明確的是,項目章程不是項目建議書。盡管項目章程和項目建議書都是重要的項目文件,都是對項目的介紹說明,也的確會包含部分相同的內容類別(比如項目愿景),但它們是兩種不同的文件,內容和目的都有差異:

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  • 項目建議書是在項目初始階段就要有的,項目章程則是在項目進入具體方案計劃和實施階段才會完成,也就是說只有在項目建議書被批準后,才需要建立項目章程;
  • 項目章程是一份授權文件,并會賦予項目官員具體管理項目的權力和范圍。項目建議書不涉及到授權,它主要是為了說服利益相關方認可這個項目開展實施的必要性,如果人家都沒認可,也就無從說怎么授權了;
  • 項目章程內容很簡練,不需要展開太多細節,項目建議書則相反,需要充分說明各種必要的細節;
  • 嘗試申請資金提交的是項目建議書,確定可以申請到資金后才需要寫項目章程。

當然凡事也并無絕對,對于一些小型組織或者一些操作很簡單的項目來說,未必需要同時制定項目建議書和項目章程(畢竟寫這些還是很耗精力的)。在這種情況下,項目官員也是可以根據項目的情況統一選擇一個適用場景更多的文件類型來做項目概述的。

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參考資料:

PMD Pro2.0指南中文版

https://www.projectmanager.com/blog/project-charter

https://www.projectcubicle.com/project-proposal-vs-project-charter/

https://www.educba.com/project-proposal-vs-project-charter/