文/Lynn

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工作分解結構(Work Breakdown Structure, WBS)是以層級方式對項目任務進行拆解的常見項目管理工具,專治各種“項目太大不知道從哪兒開始”。簡單比喻一下,就是如果你的項目最終目標是“做出滿漢全席”的話,那工作分解結構就是幫你把這桌席面的步驟一層層拆開,直到明確“首先應該先買幾斤蔥”為止。

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當一個項目被完全分解成一個個微小的工作任務,并用圖表形式呈現出來后,項目官員就可以更清楚地看出該項目到底需要覆蓋多大的工作范圍、需要多少職能的協助,以及需要多少類型的資源。

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下圖就是一個公益項目的WBS圖案例,當然這其實只是一個項目的局部內容,整個項目的完全體WBS圖會比這個復雜得多的多。

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在這個圖里我們可以看到,在每一個大任務中,都有很多種不同的具體行動需要項目官員去完成,然后這些行動還可能會有自己的子行動。例如,建造廁所需要搭建外墻,而外墻肯定是需要采購材料,給廁所挖坑需要工人,所以還要專門去招募工人,如果你這個廁所有什么特別的設計,那還得給工人進行培訓。

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繪制步驟

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至于要完成一項任務到底需要落實哪些步驟(也就是說這圖到底怎么往下畫),大家可以記一個簡單的公式,即:項目→任務→工作→活動。

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WBS的分解原則是,先把項目分解成任務,再把任務分解成一項項工作,然后再把一項項工作分配到最日常的活動中。比如,一個大項目的完成,可以分為階段一、階段二或者子項目一、子項目二(也就是階段性任務),這時項目官員就要去想,在這階段一或者子項目一中,我們要交付的具體成果有哪些,也就是我們要完成的工作有哪些?確定好工作內容后,在實施計劃的基礎上,再把每件工作更進一步細化,把細化的內容分別落實到每一個項目成員每一天的每一個行動上。

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總結一下就是:

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  1. 確定項目目標,著重于項目可產生的結果;
  2. 確認項目所產生的可交付成果或最終產品;
  3. 識別項目中可能涉及的其他工作,以確保覆蓋100%的工作;
  4. 進一步細分步驟1和2的每一項,使其形成順序的邏輯子分組,直到所有工作要素都被拆成可計劃和可控制的管理單元。

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順便一說,如果你之前就已經做了邏輯分析框架或者變革理論圖的話,到WBS這里就會輕松許多,因為任務和可交付成果已經在其他工具里體現出來了,可以看情況照搬。——公益項目管理工具彼此間是聯動的,往往用了一個就可以搞定一串。

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如果你是初次接觸某個項目類型,或者是需要細化和完善自己的WBS分層,那就需要采用參與式的方式,把完成這項工作所涉及到的其他參與方請出來提供意見。就拿修廁所這件事兒來說,可能只有工程師提醒,你才會知道廁坑是需要先設計一個規格出來的,而廁所的預期使用者,比如當地的居民,或許只有你問的時候才會告訴你,想在這里搭建一個廁所需要你先找村里的誰誰簽字批準,不然哪怕你的WBS圖細節到連“買什么牌子的油漆”都有,少了批準流程的一環沒做也是白搭。

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除了項目內的直接工作,一個優秀的WBS圖還應該顯示出所有的間接工作,也叫“支持性的項目活動”。我們繼續拿上面建廁所的例子來看,為挖坑獲取工程規范可能還需要你去提交項目說明,并與地方當局進行咨詢和協商。

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繪制原則

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WBS聽起來是不是挺簡單的?大家要注意,雖然繪制本身不難,但WBS的使用也是有其基本原則的,不能完全按個人興趣來。以下是幾個需要遵守的繪制原則:

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  • 用WBS對一項項目進行步驟分解時,要做到不重復、不遺漏,子項目之間要相互獨立,所有的子項目要完全窮盡;
  • WBS要遵循SMART原則,即一個項目的分解要具體、可量化、可實現、相關性、有時限,而不是含含糊糊、抽象描述(你不一定要在WBS表里把這些都寫出來,但是你每一個環節的內容單拎出來時必須能符合這五個條件);
  • 每一項工作地每一個階段都必須要保證有具體負責人、對接人,并且能夠明確區分出不同的工作內容;
  • 遵循可視化原則,確保WBS的分層確實可以看到每一項細化的工作,但同時也要控制層級數量,以四至六層為宜,層級太多就失去了可視化的意義。

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繪制樣式

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除了這種樹狀圖外,WBS也可以直接用word目錄的方式體現,也就是大家寫論文的那種方法,大標題頂頭寫,二級標題縮進2格,以此類推:

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如果你打算后期以WBS表為基礎,繼續對各項環節的時間、費用或者其他事情進行估算,匯總成一張大表的話,那就建議直接使用表格形式,在前期就給其他預估類別留下位置,比如下圖就是一個結合了WBS和甘特圖的表格:

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友情提示

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除了基本原則以外,WBS的整體自由度很高,所以大家使用的時候不必非常教條,只要在理解原理的基礎上自由發揮即可。

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最后特別要強調的兩點是,第一,項目內容在中后期發生變化是不可避免的,所以在繪制WBS時,應考慮到后期更改的可能性,必要時可以將監測、調整本身就作為一個步驟或者間接步驟納入圖表。

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第二,不是所有的項目都能提前繪制一個完整的WBS,比如我們做一個公眾倡導項目,這種活動變量太多,不可能每一步驟都定死,這種情況下項目官員就沒必要強行繪制WBS,而是要結合項目實際內容情況,局部性的使用,比如只將WBS應用在某一個具體的線下活動組織上。

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參考資料

https://www.pm4ngos.org/2016/04/05/six-steps-to-a-more-useful-wbs/

https://www.pmi.org/learning/library/work-breakdown-structure-basic-principles-4883

PMD Pro2.0指南中文版